CHECK LIST EN 10 POINTS POUR UNE WEBDIFFUSION DU TYPE MEETING VIRTUEL

01 Juin 2016 Par Claude boudreau, président – servicewebdiffusion

Rassembler tout votre personnel et vos collaborateurs au même endroit, au même moment peut s’avérer coûteux et représente un défi logistique de taille lorsque vos opérations sont réparties sur un vaste territoire.

En mars dernier, nous avons publié un article intitulé : L’impact de la webdiffusion ou du meeting virtuel sur la communication dans votre entreprise qui démontrait que la webdiffusion est un moyen efficace et abordable d’informer, de rallier ou de convaincre vos employés et partenaires. L’article illustrait que la web diffusion est idéale pour améliorer l’exécution du plan de communication pour des entreprises à emplacements multiples.

Mais avant de vous lancer dans l’organisation de votre webdiffusion, voici une liste des 10 points que vous devez garder à l’esprit pour atteindre les meilleurs résultats.

LA WEBDIFFUSION AU SERVICE DES ENTREPRISES À EMPLACEMENTS MULTIPLES

Combiner web diffusion et présentation en salle

Adoptez une approche inclusive pour l’ensemble des participants. Soyez attentif aux besoins de votre auditoire en ligne, non seulement aux personnes présentes en salle. Cela peut aller jusqu’à revoir vos présentations Power Point pour assurer une meilleure lisibilité des diapos sur le web. N’oubliez pas, vous n’avez même pas besoin de tous vos présentateurs en salle avec vous puisqu’un appel Skype vous permettra d’intégrer l’un ou l’autre virtuellement à votre web diffusion.

Soutenez l’intérêt de l’auditoire en ligne lors de la webdiffusion

Une webdiffusion multi caméras vous permettra de créer un impact encore plus professionnel. Vous pourrez rapidement et facilement mettre en lumière les présentateurs ou les interventions de l’auditoire en salle ou en ligne. Les auditeurs en ligne apprécient le dynamisme d’une webdiffusion multi caméras, car cela permet de garder leur intérêt tout au long de la présentation.

Intégrez du contenu multimédia à votre webdiffusion. En ajoutant les présentations Power Point, Keynote ou même un appel Skype à votre webcast, vous ajoutez à la compréhension et à l’appréciation de votre auditoire en ligne.

Assurez-vous que l’audio est de bonne qualité. Il est impératif que les présentateurs et les questions en provenance de la salle ou du web soient clairement audibles en web diffusion.

Assurez-vous de pouvoir prendre des questions en ligne et identifiez un modérateur qui transmettra celles-ci au présentateur. Utilisez un programme de chat ou une fenêtre de texte dans la plateforme de webdiffusion. De cette façon, tous les participants pourront présenter leurs questions même s’ils sont à des kilomètres de distance.

Demandez à votre service graphique de créer des visuels accrocheurs qui vont accentués votre branding tels qu’un panneau d’ouverture, des titres, titres de clôture et tiers inférieur. Tous ces éléments visuels contribuent à renforcer votre image de marque auprès des employés lors de votre webdiffusion.

Vérification avant la webdiffusion en direct

Vérifier votre canal de web diffusion. Planifier un test avec votre fournisseur avant l’événement afin de vous assurer que votre meeting virtuel peut-être vue par vos collaborateurs, peu importe quel type d’appareil utilisé, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent et cela, peu importe la plateforme d’exploitation de ces derniers.

Assurez-vous d’avoir une bonne connexion internet elle doit permettre une vitesse d’UPLOAD minimum de 5 Mégabits/seconde. Le WiFi est à proscrire lors d’une webdiffusion en direct

Aidez vos présentateurs à mieux performer. Si vos présentateurs ne sont pas habitués à une captation vidéo, donnez-leur un minimum de directives de manière à optimiser à la fois la captation, la web diffusion et le déroulement de votre conférence. Faites en sorte que les présentateurs soient à leur meilleur visuellement et mieux compris. Pour en savoir plus

Faites une répétition! Ne sautez pas cette étape. Le bon déroulement de votre webdiffusion repose sur le fait que tous les intervenants doivent savoir quand et comment intervenir. Un horaire détaillé de l’événement permettra un déroulement fluide avec un minimum de perte de temps et d’attente. Ainsi, vous gardez l’intérêt de chacun au maximum.

Le bilan de votre webdiffusion

Faites le bilan de votre événement et gardez trace de tout ce que vous voulez modifier ou continuer lors de futures événements. La création d’une web diffusion professionnelle est un processus qui requiert des compétences diverses. N’hésitez pas à vous faire accompagner par des experts dans le domaine.

Lumières, caméras, webdiffusion…

J’espère que ce billet vous a permis de réaliser tout le potentiel de la web diffusion pour les entreprises à emplacements multiples et que se «check list» vous aidera dans la planification de celle-ci.

Pour discuter de tous vos besoins en  webdiffusion, n’hésitez pas à nous contacter.