Suite à la pandémie, beaucoup d’organisateurs d’événements se questionnent sur la meilleure formule à utiliser pour leur événement :
“Dois-je retourner à la formule pré-pandémique seulement dans un hôtel ?”
“Mes participants seront-ils toujours intéressés par un événement 100% virtuel ?”
“J’aimerai faire mon événement en hybride, mais j’ai peur de dépasser mon budget.”
Le constat :
Avant tout, vos participants, membres et clients veulent avoir le choix.
Le choix de rester dans le confort de leur foyer sans manquer l’événement que vous proposez.
Comment planifier votre budget dans un contexte où il faut investir sur tous les fronts ?
La formule hybride est la meilleure façon d’optimiser votre budget événementiel tout en augmentant le nombre de participants. Voici comment !
1) PLATEFORME DYNAMIQUE ET INTERACTIVE
Pour ne pas créer de frustration chez vos participants, ils doivent pouvoir interagir en ligne comme s’ils étaient présents dans la salle.
Un clavardage / module de question, c’est la base pour créer une excellente interactivité.
En 2023, avec les multiples solutions développées par les plateformes, la liste des outils disponibles pour dynamiser votre événement en ligne est surprenante !
2) EXPERIENCE EN SALLE EXCLUSIVE
En invitant en salle seulement vos membres proches géographiquement, ou “premium”, vous pouvez réduire les frais de salles, de traiteurs, de gestion, de transport, etc …
La formule hybride vous permet aussi de mettre de l’avant un aspect capital en 2023 : réduire le bilan carbone de votre événement. (Nous y reviendrons, c’est un sujet qui nécessite bien un article ! )
3) RENTABILISER DANS LE TEMPS
La diffusion de votre événement c’est, bien sûr, permettre à vos membres de vivre pleinement l’événement à distance avec vous. Mais c’est aussi l’occasion de miser sur la rediffusion de votre contenu.
Aujourd’hui, il n’y a plus d’excuses pour perdre un participant pour des raisons de calendrier, de transport ou de budget. Rendez vos conférences disponibles en rediffusion pendant 1 mois sur votre plateforme. La plupart du temps, c’est sans frais !
4) LES COMMANDIT AIRES EVIDEMMENT
Un événement webdiffusé c’est aussi une excellente opportunité pour créer de la visibilité pour les logos de vos commanditaires. À vous de l’optimiser pour rentabiliser la webdiffusion. Certains de nos clients couvrent complètement les frais avec leurs commanditaires. Pourquoi pas votre événement ? En ligne, vous pouvez retrouver des logos sur la page d’accueil, pendant la webdiffusion, dans les salles virtuelles de rencontres, sur la rediffusion et dans les courriels de suivi …etc. C’est le moment d’être créatif et d’offrir à vos commanditaires une plus grande vitrine pour leurs marques. Avec une belle intégration visuelle, ces placements donnent du prestige à votre événement. C’est une formule gagnant-gagnant ! Comparativement à la partie en salle, mettre de l’avant des logos pendant un événement webdiffusé ne nécessite pas de coûts supplémentaires (impression, écrans, logistique, etc..). Ce qui, encore une fois, aide à limiter l’empreinte carbone de votre événement.
La formule hybride est une solution optimale qui répond à la nouvelle réalité événementielle.
Elle est là pour rester. C’est pourquoi, il faut apprendre à connaître tous les avantages que cette formule vous offre.
// à consulter : un lien de la revue gestion de HEC Montréal qui explique très bien le potentiel «ROI – Return on Investment» d’un événement hybride. //
